[긍정/몰입] 업무의 긴급과 중요의 우선순위

출처 : 프랭클린플래너 http://www.plandays.com

여러분은 자신의 행동이나 업무를「중요」「긴급」이라는 관점으로 생각해본 적이 있습니까?
많은 비즈니스맨들이 무엇보다도 중요시하며, 처리해야 한다고 느끼는 것은「긴급성」에 대한 관점일 것입니다. 상사나 고객으로부터 끊임없이 내려오는 「일」들은 모두 금방 해야만 하는 것으로 보일지도 모릅니다.

여기서 「긴급성」외에 「중요성」이라는 관점까지를 더해서, 매트릭스로 만들어 생각해 보면 도움이 됩니다. 자신이 취하는 행동은 과연 어느 영역에서의 행동이었는지, 냉정하게 생각해볼 필요가 있습니다.

1. 제1사분면: 마감시간이나 납기가 다가오고 있어 미룰 수 없는 일, 클레임이나 문제가 발생해서 즉시 대응이 필요한 일. 반드시 지금 실시해야만 하는 일.
2. 제2사분면: 특별히 시간이 다가오고 있는 것도 아니지만, 자신에게 있어서는 중요한 일. 다음 계획을 세우는 일이나 품질관리 제도를 만드는 것 등 문제를 사전에 막을 준비, 계획 등의 일. 또는 능력 향상을 위한 공부 등.
3. 제3사분면: 중요성은 없지만, 어쨌든 시간이 정해져 있는 일. 정례 미팅을 위한 자료나, 갑작스런 내방, 닥쳐오는 여러 가지 정보나 일.
4. 제4사분면: 중요도가 낮고 긴급성도 낮은 일. 무의미한 전화나 E메일, 동료와의 잡담 등 하지 않아도 되는 쓸데없는 일.



사람은 누구든지 긴급한 일이 있으면 스트레스가 늘어나서 거기로부터 도망치고 싶어 합니다. 바쁘게 살아가고 있는 비즈니스맨의 상당수는 이 긴급성 속에서 일을 하고 있다고 해도 과언이 아닙니다.
「긴급하지 않고, 중요한 일을 하자.」
자신이 행동하는 판단기준 중, 「긴급성」을 떼어 봅시다. 처음에는 좀처럼 그렇게 할 수 없을 지도 모릅니다. 지금까지 긴급성만을 기준으로 활동을 해 온 사람에게는 갑자기 ?중요한 일을 해라?는 말을 들으면, 실행이 어려워집니다. 자신의 행동 기준을 바꾸는 것은 큰 패러다임(paradigm)의 변화를 필요로 하기 때문입니다.
먼저 행동이나 활동을 중요한지 아닌지의 관점만으로 살펴봅시다.

1. 제1사분면만 하면 제4사분면이 증가합니다. 제4사분면이 증가하면 제2사분면의 준비가 부족하게 되어, 제1사분면이 한층 더 증가하게 되는 악순환이 됩니다.
2. 제3사분면의 일에「NO」라고 하는 것으로, 제2사분면을 늘립니다. 제2사분면이 증가하면 준비나 계획이 충실해 제1사분면이 줄어듭니다. 제1사분면이 줄어들면 제4사분면이 줄어듭니다. 결과적으로 중요한 영역에서의 행동을 늘릴 수가 있습니다.


계획까지는 완벽하게 세웠는데 실행하지 못합니다. 왜일까요?

계획을 실행하는 것은 현상을 타파하는 것이기에, 지금까지 당연하게 생각하면서 해온 것을 먼저 부정하는 데서부터 시작해야만 하기 때문입니다. 예를 들면, 아침에 기상하는 것부터, 일상적인 일을 조금 순서를 바꾸거나 방식을 바꾸는 것만도 커다란 저항을 느끼게 됩니다. 프로젝트나 과제가 커지면 커진 만큼 타파해야하는 벽이나 장해는 커져서, 실행은 곤란해집니다.
서툰 목표 설정이나 계획으로써는 실행으로 옮기기가 어렵습니다. 꼼꼼한 계획과 충분한 결의가 필요합니다.

프랭클린 플래너는 매월, 매주, 매일의 계획과 실행에 대한 결의를 도울 수 있도록 많은 점들을 고려해 놓았습니다.
모든 계획은 실행하기 위해서 존재합니다.

오늘 영수씨에게 전화를 해야 한다, 내일까지 기획서를 마무리해야 한다, ○○회사의 철미씨와 약속을 해야 한다 등등, 자신이 해야 할 행동이나 예정을 업무라고 부르고 있습니다. 보통「To Do 리스트」라고 부르는 경우도 많지만, 중요한 것은 그렇게 계획하고 있는 업무의 중요성, 우선순위를 명확히 알고 있는가 하는 것입니다.

한 번 더, 자신의 행동을 분석해 봅시다.
자신의 행동은 정말로 중요했던가, 그리고 정말로 우선해야 할 것이었는가. 이 두 가지 관점에서 자신의 행동을 되돌아봅시다.

프랭클린 플래너는 매일의 업무에 우선순위를 부여하고, 그 진척을 수시로 관리할 수 있게 되어 있습니다. 더우기, 우선도와 중요도를 항상 명확히 해놓았기 때문에, 확고하게 실행으로 옮길 수 있습니다. 업무에 우선순위를 부여하여 관리하고 있는가 아닌가에 실행력의 포인트가 달려있다고 해도 과언이 아닙니다

제 1사분면의 일을 준비한다.

우선순위를 정하는 것은, 중요한 일부터 실행하는 것이며 동시에 또 하나의 의미를 갖고 있습니다. 그것은 갑자기 긴급하고 중요한 일이 생길 때에, 우선순위가 낮은 것부터 지우거나, 또는 재고할 수 있게 됩니다.

어려운 비즈니스 환경에서는 긴급하고 중요한 일이나 큰 문제, 과제가 차례로 닥쳐올 것입니다. 그런 사태가 생겼을 때, 헤매는 일 없이 우선순위가 낮은 업무나 계획을 삭제 혹은 재고하면 됩니다. 그리고 그러한 긴급하고 중요한 일이 닥쳐왔을 때가 아니어도 삭제, 재고를 할 필요가 있는 경우가 있습니다. 그 중요하지 않은(우선순위가 낮은) 일이, 중요한 목표 달성의 진로에 방해가 되는 경우입니다.

자신의 중요한 목표의 달성이야말로 중요합니다. 시간관리의 매트릭스 안에서의, 제3사분면, 제4사분면, 중요하지 않는 행동이나 계획을 과감하게 삭제하는 것이 필요합니다

비즈니스에서의 성과는「P」(Performance)를 추구하는 데 있습니다. 게다가 누구라도 매일 결과를 계속 내야만 하는 상황에서 그 환경은 어려움을 더할 뿐입니다.

그러나,「성공하는 사람들의 일곱 가지 습관」에도 있듯이, 그 「P」를 낳는 비즈니스에서 자신의 「PC」(Performance Capability)을 기르지 않으면, 언젠가는 힘이 다해 버릴 것입니다. 자신이 낳는 「P」는 자신의 「PC」이외에는 없기 때문입니다.
만약 자신의 「PC」없이 훌륭한 「P」가 만들어지고 있다면, 그 원인은 유감스럽지만 당신의 「PC」가 아닙니다.

자신의 성과를 높이기 위해서, 자신의 여러 가지 능력을 높이세요.
표면적인 기술이나 테크닉만이 아닌 정신적, 육체적, 사회적인 힘을 닦으세요.
긴급하지 않은 중요한, 확실히 제2사분면의 활동이라고 말할 수 있겠지요? 1일 1시간, 1주일에 1시간이라도, 자신의 능력을 높이는 활동을 실시해야만 합니다.

오늘의 행동을 매일 계획합시다.
이미 벌써 당신은, 자신에게 있어서의 중요한 일이나, 자신이 본래 해야할 일은 잘 알고 있을 것입니다. 명확한 목표를 가지고, 이정표도 준비하고, 이번 주의 중요한 일도 알고 있습니다. 다음은「오늘 무엇을 할까」뿐입니다.

그 날 하루의 행동을 계획하는 데는 매일 아침 15분만으로도 충분합니다. 시간이 고정되어 있는 일들은 스케줄로 잡고, 시간이 고정되어 있지 않은 일은 업무로 계획하세요.
이미 고정되어 있는 시간을 고려하지 않으면 아무래도 현실을 무시한 계획이 되기 쉽습니다. 작업시간과 그 날의 약속이나 회의시간을 고려하면서, 현실적으로 작업시간으로 사용가능한 시간이 어느 정도인지 가늠하면서, 오늘 어디까지 달성할 수 있는지를 구체적으로 계획해야 합니다.

이 매일 아침의 계획을 통해 쉽게 실행할 수 있도록 결의를 재촉할 수 있을 뿐 아니라, 「실행해야할 것이 무엇인지를 알고 있다」는 자신감과 안정감을 갖게 됩니다. 이 자신감과 안정감이 있으면, 중요하지 않은 것에 대해 「NO」라고 말할 수도 있게 됩니다

어제의 실패를 반복하지 않귀 위해서
비즈니스에서 자신감을 갖게 해주는 것은 무엇보다도 성공 체험일 것입니다. 자신이 성공하면 주위의 평가도 높아지고, 자신감이 넘쳐 다음 비즈니스에 대한 의욕도 넘쳐흐릅니다. 그러나 변화가 격렬한 상황에서는, 그 과거의 성공 체험이 장래의 성공을 방해하는 경우도 있습니다. 어제까지의 성공 요인이 반드시 오늘의 성공 요인이 되지는 않습니다.

우수한 비즈니스맨이 빠지기 쉬운 함정의 하나가 이 과거의 성공 체험을 절대화하는 것입니다. 상황은 매일 변화하고 있다는 것을 잊어서는 안 됩니다. 그리고 그 상황에만 관심을 빼앗기고 있으면, 자신이 할 수 있는 것을 잃어버리게 됩니다. 자신을 컨트롤할 수 있으며 자신이 영향을 미칠 수 있는 것에 집중하십시오.

「일곱 가지 습관」에도 있듯이 「관심의 원」 (관심은 있지만 컨트롤할 수 없는 것)에 자신의 의식이나 행동의 에너지를 낭비하지 않고, 「영향력의 원」 (자신이 할 수 있는 것, 영향을 미칠 수 있는 것)에 집중하는 것을 잊어서는 안 됩니다.